הנהלת חשבונות

מהי הנהלת חשבונות?

הנהלת חשבונות היא התהליך שבמסגרתו עוקבים בצורה מלאה, מדויקת ומעודכנת אחר רישומי החברה. המעקב הזה כולל רישומים של כל הסכומים שהעסק שלך חייב לגופים שונים וכן את רישום כל הסכומים שגופים אחרים חייבים לך. מלבד זאת, התהליך כולל גם רישום של ההשקעה שלך בציוד ובמלאי.

הנהלת חשבונות היא תהליך שדורש זמן רב, משום שיש לתעד כל סכום כסף שהתקבל בחברה או שהוצא על ידה, ללא יוצאים מן הכלל. בלב הנהלת החשבונות כיום נמצאת שיטת הנהלת החשבונות הכפולה. השיטה הזו מבוססת על כך שכל הוצאה של בית העסק נרשמת כנגד הנכס שמימן אותה או שכל הכנסה נרשמת כנגד נכס שנוצר ממנה. שיטה זו מקלה על מציאת הטעויות ואי ההתאמות בדו"חות הכספיים של בית העסק.

בעבר, מקצוע הנהלת החשבונות כלל בעיקר הקלדת מסמכים ידניים למחשב. כיום, רוב המסמכים הפיננסיים של הארגון – לרבות חשבוניות, קבלות, הפקדות והמחאות ממוחשבות – מופקים אוטומטית באמצעות המחשב. כיום, המסמכים היחידים שדורשים זמן הקלדה הם חשבוניות הספקים.

ולכן, בימינו האיש שאחראי על הנהלת החשבונות כבר אינו פקיד זוטר, אלא אחד מעמודי התווך של ההנהלה בבית העסק. זאת משום שהוא אחראי על ליבת המידע והרישומים בעסק וכל פעולה שמתבצעת בחברה עוברת דרכו. ולכן, כל החלטה אסטרטגית שמבצע הארגון צריכה להתקבל לאחר עיון בדו"חות של הנהלת החשבונות ואחרי התייעצות עם מנהל החשבונות.

מנהל חשבונות (בקיצור: מנה"ח או מנח"ש), אחראי על רישום האירועים החשבונאיים בעסק. אין לבלבל בין מנהל חשבונות העוסק בהנהלת חשבונות ובין רואה חשבון העוסק בראיית חשבון.

מנהל החשבונות אחראי על עבודת הנהלת החשבונות היומיומית הכוללת, בין השאר, הנפקת חשבוניות ורישומם, הכנת משכורות, תשלום צ'קים לספקים, גביית חובות, רישומי מלאי, התאמות הבנקים, ומטלות נוספות התלויות לאופיו הספציפי של העסק. הרישומים נעשים על פי כללים מקובלים, בשיטת החשבונאות הכפולה או החד-צדדית, ובנוסף, מכין מנח"ש את הדיווחים התקופתיים (חודשי או דו-חודשי) לשלטונות המס. בתום תקופה נתונה (בדרך כלל שנת מס, אך רבים עושים זאת בכל רבעון) מועברים רישומיו לביקורת של רואה חשבון, המוכר על ידי השלטונות כגורם מוסמך לאשר, לתקן או לפסול את הרישומים.

כל בית עסק נזקק לשרותיו של מנהל חשבונות, ולמעשה החל מהשלבים הראשונים של תכנון העסק כבר יש צורך להיעזר בו. כל חנות קטנה, כל יצרן או בעל מלאכה, חברה בע"מ, עמותה, עצמאים גדולים וקטנים אינם יכולים להתמודד עם ניהול עסקיהם ללא מנהל חשבונות. בעלי עסק בהיקפים קטנים אינם מעסיק מנהלי חשבונות במשרה מלאה אלא מוסרים את הניירת שלהם פעם בחודש לבעלי מקצוע. בכל אזור מסחרי ישנם משרדי הנהלת חשבונות הנותנים שירותים קבלניים מסוג זה.

כשהעסק מתפתח נדרש בו בעל מקצוע במשרה מלאה, וככל שהיקפי העבודה גדלים - יש צורך להוסיף בתוך העסק מנהלי חשבונות המבצעים תפקידים שונים במחלקות נפרדות. במקרים כאלה יעמוד מעל כולם מנהל חשבונות ראשי, וכשהעסק מורכב ממנים חָשָב – לו כפופים כל מנהלי החשבונות. החשב הינו בעל מקצוע מיומן (בדרך כלל רואה חשבון) והוא בעל ראיה מערכתית מקיפה.